Naast de klassieke bestuurscomponenten zoals de kosten voor College van B&W, gemeenteraad, raadscommissies, griffie, secretaris enz. vallen onder het programma bestuur ook interne en externe communicatie, een optimale klantvriendelijke dienstverlening en persoonsinformatievoorziening. Ook valt veiligheid zoals de integrale veiligheid, politie, brandweer, rampenbestrijding en crisisbeheersing en verkeersveiligheid onder dit programma. De financiële cijfers m.b.t. verkeersveiligheid vallen onder dit programma, maar inhoudelijk is er een relatie met programma 2 Verkeer, Vervoer en Openbare Ruimte. Ook in andere programma’s zoals bijvoorbeeld 7 Milieu (overlast drugs) zijn raakvlakken te vinden met veiligheid.

• Gemeentelijke dienstverlening via  klantcontactcentrum KCC ten behoeve van telefonie, website, balie, email en post afstemmen op ontwikkelingen.

In uitvoering

Inmiddels is managementinformatie voorhanden m.b.t. bezoeken gemeentewinkel en aantal inkomende telefoongesprekken. Dit dient als input voor verdere verbetering van de dienstverlening.

• Inrichting en uitbreiding van kwaliteitshandvest op basis van interne en externe servicenormen.

In uitvoering

I.v.m. de verdergaande digitalisering zijn de huidige servicenormen aan herijking toe. Dit wordt meegenomen bij het vaststellen van een nieuwe “Visie op Dienstverlening”, waarvan servicenormen onderdeel uitmaken.

• Optimaliseren  van de telefonische dienstverlening.

In uitvoering

De vraagstelling vanuit de klant wordt steeds complexer. Hierdoor dient verder te worden geïnvesteerd in de kwaliteit van de kennisbank en de ontwikkeling van competenties van de medewerkers.

• Uitbouw zaakgericht werken en waar nodig  aanpassen werkprocessen.

In uitvoering

Het zaakgericht en digitaal werken wordt binnen de organisatie verder uitgerold. Er worden steeds meer processen aan het zaaksysteem toegevoegd. Ook worden bestaande processen tegen het licht gehouden om m.b.v. digitaliseren een efficiencyslag te realiseren.

• Uitbouw virtuele balie, gefaseerde toename aantal producten via website. Digitale dienstverlening en informatievoorziening worden gefaseerd leidend (Landelijke visie Digitale Overheid 2017 en Digitale Agenda 2020).

In uitvoering

Het aantal digitaal aan te vragen producten voor burgers en bedrijven neemt steeds verder toe. De producten waar de meeste vraag naar is krijgen hierbij voorrang.

• Digitalisering Burgerlijke Stand.

In uitvoering

Daar waar de diensten of producten zich hiervoor lenen, worden ze digitaal aangeboden. Het aantal digitale aanvragen neemt toe. Dit neemt niet weg dat zowel het fysieke als het telefonische kanaal nog veelvuldig wordt gebruikt.

• Geleidelijk (procesafhankelijk) worden statussen van aanvragen, meldingen, bezwaren doorgegeven.

In uitvoering

Dit maakt onderdeel uit van de doorontwikkeling van het zaakgericht werken.

• Burgers actief inlichten (attenderen) op alle gemeentelijke bekendmakingen.

In uitvoering

Gemeentelijke bekendmakingen vinden plaats via de traditionele communicatiemiddelen (ZVA) en via de website. De mogelijkheid om meer te communiceren via “berichten over uw buurt” wordt bekeken.

• Voldoen aan minimale eisen landelijke webrichtlijnen.

In uitvoering

De website wordt hierop periodiek gemonitord.

• Opzetten gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en aansluiting op andere basisadministraties.

Afgerond

De omzetting van GBA naar BRP is afgerond.

• Continue kwaliteitszorg gegevens in basisadministratie.

In uitvoering

In het tweede half jaar van 2019 zal wederom de zelfevaluatie BRP uitgevoerd worden. Tevens start de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) in 2019 met jaarlijkse synchroniciteitstoetsen. Hierbij worden de persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie vergeleken met de landelijke basisadministratie.

• Uitvoeren adresonderzoeken ter plaatse op feitelijke bewoning.

In uitvoering

De gemeente Hulst neemt deel aan de landelijke aanpak adreskwaliteit (LAA). Op basis van specifieke signalen kan risicogericht adresonderzoek worden gedaan. Steeds meer gemeenten en organisaties sluiten zich aan bij de LAA, waardoor adresonderzoeken steeds efficiënter worden.

• Inwoners wordt daar waar zinvol  naar hun mening gevraagd bij de voorbereiding van plannen.

In uitvoering

Daar waar dit van toepassing is, wordt hieraan uitvoering gegeven.

• Er wordt overleg georganiseerd  met representatieve maatschappelijke organisaties bij beleidsvoorbereidingen.

In uitvoering

Daar waar dit van toepassing is, wordt hieraan uitvoering gegeven.

• Nader overleg met het Zeeuws Archief omtrent een e-depot voorziening.

In uitvoering

In 2018 en 2019 is hierover overleg gevoerd met het Zeeuws Archief (uitvoering regionaal e-Depot). De intentieverklaring is nog steeds van toepassing maar heeft nog niet tot nadere invulling geleid.

• Jaarlijks een uitvoeringsplan opstellen en voorleggen aan het college ter vaststelling. Raad ter kennisname.

In uitvoering

Uitvoeringsprogramma 2019  is in januari door het college vastgesteld en ter informatie naar de raad gestuurd.

• Investeren in vakbekwaamheid functionarissen Bevolkingszorg.

In uitvoering

Dit is een doorlopend proces. Jaarlijks wordt binnen Bevolkingszorg een kalender Opleiden, Trainen en Oefenen opgesteld waarin alle betrokkenen binnen Bevolkingszorg kunnen aangeven wanneer ze welke opleiding of training kunnen volgen.

• Duidelijk en geactualiseerde procesdeel-plannen zijn beschikbaar voor de teams binnen Bevolkingszorg.

In uitvoering

Deze zijn beschikbaar en worden doorlopend geactualiseerd.

• Medewerkers Bevolkingszorg worden door hun werkgever voldoende gefaciliteerd om actief hun kennis en vaardigheden op peil te houden.

Afgerond

Dit is gerealiseerd.

• Goed geoutilleerde crisisruimte beschikbaar voor het Gemeentelijk Beleids Team (GBT).

Afgerond

Dit is gerealiseerd.

• Mix van communicatiemiddelen inzetten – uit oogpunt van de doelgroep keuzes maken.

In uitvoering

Dit is een continu proces. In alle situaties wordt nu een mix ingezet. Afhankelijk van de soort informatie en de doelgroep wordt de keuze gemaakt welke mix in te zetten. Sociale media neemt een belangrijke rol in, zeker ook daar waar we kijken naar de interactie.

• Communicatie per communicatiemiddel separaat redigeren en vormgeven.

In uitvoering

Een voorzichtige start is gemaakt. Dit vraagt echter meer inzet en capaciteit.

• Grafische middelen vaker inzetten – waardoor doelgroepen beter worden bereikt.

In uitvoering

Er worden meer en meer berichten in grafische vorm gevat. Kwalitatief zijn deze nog niet wat het zijn moet. Een goed grafisch ontwerp kost tijd. Echter met name bij sociale media zijn deze onmisbaar, doch ook steeds meer en meer bij traditionele communicatiemiddelen. Daarnaast is het wenselijk te kijken naar het mogelijke gebruik van infographics. Dit moet nog worden opgepakt.

• Contacten met dorps- en wijkraden

In uitvoering

Dit is een doorlopend proces.

• De contacten tussen de gemeente en de dorps- en wijkraden laten verlopen conform de Verordening dorps- en wijkraden.

In uitvoering

Dit is een doorlopend proces.

• Faciliteren en stimuleren van leefbaarheidsplannen van dorps- en wijkraden (waaronder het beschikbaar stellen van financiële bijdragen, bieden van ondersteuning bij het aanvragen van externe subsidies en het bieden van ondersteuning door middel van Klus- en kuisdagen).

In uitvoering

Participatieplan met daarbij de verschillende projecten. Bottom-up, R2C.

• Het stimuleren en faciliteren van lokale bottom-up initiatieven volgens een te ontwikkelen plan van aanpak in het kader van de ‘Regionale Impuls Gemeente Hulst’.

In uitvoering

Hierover is in mei een advies aan het college voorgelegd.

• Het beschikbaar stellen van financiële bijdragen voor leefbaarheidsplannen in het kader van de ‘Regionale Impuls Gemeente Hulst’.

In uitvoering

Budget is aanwezig, moet alleen nog beschikbaar worden gesteld middels een begrotingswijziging door de raad.

• Afspraken maken met politie, uitvoeringsorganisaties en scholen inzake schoolveiligheid. Deze afspraken vastleggen in een Schoolconvenant Veiligheid.

Niet gestart

In september 2019 wordt gestart met de inventarisatie. Het streven is om in 2020 een convenant af te sluiten.

• Uitvoering geven aan de pilot jongeren en seksueel overschrijdend gedrag.

In uitvoering

De pilot is gestart op 1 mei 2019.

• Zeeuws en Zeeuws-Vlaams overleg verwarde personen. Uitvoering geven aan het eind 2018 opgestelde plan van aanpak.

In uitvoering

Er is inmiddels een Zeeuws en een Zeeuws-Vlaams plan van aanpak opgesteld. Deze worden regelmatig bijgesteld.

Trainingen organiseren voor personeel.

In uitvoering

Worden begin juni 2019  in alle Zeeuws-Vlaamse gemeenten georganiseerd.

Ontwikkelingen en risico's Verbonden Partijen

Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zeeland (VRZ), Middelburg

In het buitengebied van de gemeente Hulst wordt op dit moment niet voldaan aan de Handreiking Bluswatervoorziening en Bereikbaarheid (gemeentelijke verantwoordelijkheid). In samenwerking met de gemeente is VRZ vorig jaar een onderzoek gestart(en is afstemming gezocht) op welke wijze in de primaire bluswatervoorziening kan worden voorzien. Hier loopt de gemeente eventueel een financieel risico omdat de gemeente verantwoordelijk is voor het beschikbaar stellen van voldoende bluswater.

EGTS Linieland van Waas en Hulst, Sint Gillis Waas (België)

De EGTS Linieland van Waas en Hulst is trekker van het Interreg-project Grenspark Groot Saeftinghe. Daarnaast werkt de EGTS aan verschillende andere grensoverschrijdende projecten zoals onder meer de grensoverschrijdende jobbeurs, bedrijvenavond en Leader-projecten. Een belangrijk deel van de begroting van de EGTS is gemoeid met het project Grenspark Groot Saeftinghe. Voor dit project is ook een Europese Interreg subsidie verleend. Er zijn 8 partners die participeren in de EGTS Linieland van Waas en Hulst. De financiële risico’s worden gedeeld met de partners.